Gửi tin nhắn xác nhận đặt bàn dành cho ngành FnB

Đây là kịch bản tự động gửi tin nhắn xác nhận đặt bàn cho khách hàng ngay sau khi khách hoàn tất đặt bàn tại nhà hàng, quán cà phê, tiệc cưới, lounge/bar.

1. Giới thiệu về giải pháp

  • Đây là kịch bản tự động gửi tin nhắn xác nhận đặt bàn cho khách hàng ngay sau khi khách hoàn tất đặt bàn tại nhà hàng, quán cà phê, tiệc cưới, lounge/bar.

  • Mục tiêu:

    • Đảm bảo khách hàng biết thông tin đặt chỗ thành công, tránh nhầm lẫn/trùng lặp.

    • Tăng tính chuyên nghiệp và trải nghiệm khách hàng.

    • Giảm tỷ lệ khách “BOOM” → tối ưu số lượng bàn ghế.

  • Vì sao cần triển khai: Xác nhận nhanh – rõ – chính xác giúp khách yên tâm, nâng cao uy tín thương hiệu, đồng thời tạo cơ hội upsell (món ăn đặc trưng, set menu, gói tiệc).

  • Phù hợp: FnB – nhà hàng, quán cà phê, tiệc cưới, quán bar, lounge cần đặt bàn trước.

  • Nhóm khách hàng: Khách đã đặt bàn qua Zalo OA, hotline, website, Dynamic Action hoặc đặt trực tiếp tại nhân viên.

Lưu ý: Nếu Zalo OA doanh nghiệp đã đủ điều kiện gửi tin Tag 3, Kịch bản này đóng vai trò duy trì tần suất gửi tin theo Tag 1 và Tag 2 trong vòng 2 tháng gần nhất – điều kiện cần để tính sản lượng Tag 3 mỗi tháng mà doanh nghiệp được phép gửi theo quy định Zalo:

Promotion Quota mỗi tháng = 1/6 * (Tổng số ZNS tag1, tag2 đã gửi 02 tháng trước đó liền kề).

2. Luồng hoạt động

2.1 Xác định luồng hoạt động của chiến dịch

  • Khách hàng: Điền form đặt bàn (Dynamic Action) với các thông tin cơ bản: họ tên, chi nhánh, ngày/giờ, số lượng khách, số điện thoại.

  • Doanh nghiệp: Xây dựng form Dynamic Action với các thông tin (Doanh nghiệp điều chỉnh thông tin theo nhu cầu thực doanh nghiệp)

    • Cung cấp QR code/Form cho khách đặt bàn.

      • Nhân viên gọi điện xác nhận thông tin → cập nhật trạng thái trên Data Hub:

      • Xác nhận → Hệ thống gửi ZNS xác nhận đặt bàn.

      • Không đặt bàn → Hệ thống gửi ZNS thông báo hủy.

    • Sau khi khách dùng dịch vụ:

      • Hoàn thành → Hệ thống gửi ZNS cảm ơn + đánh giá.

      • Hủy → Không gửi tin.

      • Nếu khách đổi lịch → Nhân viên cập nhật “Đổi thời gian” → Hệ thống tự động điều chỉnh nhắc hẹn.

  • Hệ thống (Automation)

    • Khi nhân viên cập nhật thông tin → CNV CDP theo dõi hàng ngày: Các dòng có thông tin ở cột “Xác nhận (Nhân viên)” và gửi tin ZNS tương ứng từng trường hợp đến khách hàng

      • “Xác nhận” → Gửi tin nhắn xác nhận thông tin đặt bàn + Kênh liên hệ (nút CTA)

      • “Không đặt bàn” → Gửi tin nhắn xác nhận hủy bàn + form Dynamic Action (nút CTA) → khách hàng đặt lại bàn (nếu khách có nhu cầu đặt lại bàn)

    • Chăm sóc khách hàng trong và sau sử dụng dịch vụ:

      • Nhắc hẹn - CNV CDP theo dõi hàng ngày các dòng có thông tin ở cột “Bạn sẽ đến khung giờ nào?” và gửi tin ZNS nhắc hẹn tương ứng đến khách hàng.

      • CSKH sau sử dụng dịch vụ - CNV CDP theo dõi hàng ngày các dòng có thông tin ở cột “Trang thái đơn hàng”:

        • “Hoàn thành” → Gửi tin nhắn cảm ơn + Đánh giá trải nghiệm đến khách hàng

        • “Hủy” → Không tiếp tục thao tác với nhóm khách hàng này.

2.2 Xác định hành vi/mốc thời gian và xử lý dữ liệu đầu vào

  • Điểm kích hoạt: Khi khách hàng hoàn tất thao tác đặt bàn qua Dynamic Action.

  • Thông tin khách hàng có đủ các trường:

    • Mã đặt bàn (Hệ thống sinh tự động = Row ID)

    • Họ tên khách hàng

    • Chi nhánh/địa điểm khách chọn

    • Ngày/giờ đặt bàn

    • Số lượng khách

    • Số điện thoại liên hệ

  • Lưu ý:

    • Toàn bộ dữ liệu được lưu trữ tại Data Hub.

    • Data Hub đóng vai trò là Nguồn dữ liệu trung tâm để đảm bảo tính không sai sót cho các bước sau.

  • Xử lý dữ liệu đầu vào:

    • Vì Dynamic Action bắt buộc nhập đủ thông tin, nên không có tình trạng thông tin khách hàng thiếu hoặc không hợp lệ.

    • Hệ thống xem toàn bộ bản ghi là dữ liệu hợp lệ và đưa vào danh sách chờ xử lý.

Lưu ý: Khi khách hàng điền form đặt bàn (Dynamic Action) thì họ phải quan tâm Zalo OA trước → Doanh nghiệp sẽ thu thêm được UID khách hàng, có thể dùng để chăm sóc lại hoặc remarketing sau này.

2.3 Gửi tin nhắn xác nhận

  • Nguyên tắc soạn tin nhắn:

    • Nội dung phải rõ ràng – minh bạch – chính thống: Chỉ phục vụ mục đích xác nhận giao dịch đặt bàn, không lồng ghép quảng cáo.

    • CNV khuyến khích nên có thông tin định danh: họ tên khách, mã đặt bàn, chi nhánh, ngày/giờ, số khách.

    • Cung cấp thông tin liên hệ hỗ trợ (CTA linh hoạt): hotline hoặc kênh CSKH

3. Triển khai giải pháp

Bước 1: Xây dựng Dynamic Action để đặt bàn

  • Mục tiêu: Tạo form đặt bàn trực tuyến ngay trong Zalo OA, đảm bảo dữ liệu khách hàng đầy đủ – chuẩn hóa – đồng bộ ngay vào Data Hub.

  • Cấu hình Dynamic Action: Các trường bắt buộc (không cho phép bỏ trống):

    1. <customer_name> – Họ tên khách hàng

    2. <phone> – Số điện thoại liên hệ

    3. <branch> – chi nhánh/địa điểm (dropdown chọn từ danh sách có sẵn)

    4. <booking_time> – Ngày/giờ đặt bàn

    5. <guest_count> – Số lượng khách

  • Nguyên tắc vận hành:

    • Sau khi khách submit form → thông tin được đồng bộ ngay vào Data Hub.

    • Đây là dữ liệu đầu vào để kích hoạt luồng gửi tin xác nhận.

    • Form đặt bàn tham khảo:

  • Form đánh giá tham khảo:

  • Gợi ý thiết kế mẫu (Tùy vào nhu cầu doanh nghiệp thiết lập lại theo đúng nhu cầu)

Thao tác chi tiết trên CNV CDP:

  • Sau khi chọn khởi tạo, chọn “Dấu mũi tên” -> Nhấn vào tên chiến dịch.

  • Cập nhật những thông tin cần thiết:

Bước 2: Thiết kế mẫu tin ZNS xác nhận

  • Doanh nghiệp cần đăng ký mẫu tin trước 5 ngày bắt đầu chạy chiến dịch (Không tính T7 & CN).

  • Yêu cầu khi thiết kế nội dung:

    • Nội dung tin nhắn phải ngắn gọn, rõ ràng, chỉ mang tính xác nhận/thông báo.

    • Không kèm quảng cáo, khuyến mãi, CTKM trong tin nhắn

    • Bắt buộc có tên khách hàng, mã đặt bàn và nên có các tham số (số lượng, Ngày, số lượng, tên chi nhánh,...)

    • Luôn có hotline hoặc thông tin liên hệ để học viên dễ dàng liên hệ khi cần thiết.

  • CNV sẽ sử dụng mẫu tin UID để gửi tin ở luồng “Chăm sóc khách hàng trong và sau sử dụng dịch vụ” nhằm tiết kiệm chi phí và doanh nghiệp có thể chủ động hơn (Trong trường hợp doanh nghiệp cần gửi tin ZNS liên hệ đến CNV để được hỗ trợ chi tiết).

  • Mẫu tin nhắn tham khảo (Nội dung tin nhắn sẽ tùy thuộc vào nhu cầu mỗi doanh nghiệp):

Mẫu xác nhận đặt bàn:

Mẫu không xác nhận:

Mẫu nhắc lịch hẹn (UID):

Mẫu gửi đánh giá (UID):

Mẫu Cảm ơn (UID):

Bước 3: Cấu hình hệ thống và tự động hóa chiến dịch

  • Truy cập công cụ CNV CDP:

  • Chọn “Thư viện mẫu”:

  • Tìm kiếm “Gửi Tin Nhắn Xác Nhận Đặt Bàn – Dành Cho Ngành FnB”→ Chọn chiến dịch

  • Chọn “Sử dụng mẫu” “Khởi tạo mẫu”

  • Hệ thống tự động tạo bản sao của mẫu chiến dịch và đưa vào danh sách chiến dịch của doanh nghiệp. Sau khi chọn khởi tạo, doanh nghiệp chọn “Dấu mũi tên” -> Nhấn vào tên chiến dịch tương ứng:

Chiến dịch 1: Gửi tin nhắn xác nhận và đánh giá kèm ưu đãi

  • Trigger: Có dữ liệu thêm mới hoặc thay đổi.

  • Phễu dữ liệu: Data Hub.

  • Điều kiện:

  • Nếu nhân viên chọn “Xác nhận” trong Data Hub.

  • Nếu nhân viên chọn “Không đặt bàn” trong Data Hub.

  • Hành động:

    • Trường hợp “Xác nhận”:

      • Hệ thống gửi tin nhắn xác nhận đặt bàn thành công cho khách hàng qua Zalo OA.

      • Khi khách hàng đến dùng bữa, nhân viên sẽ chọn trạng thái “Hoàn thành” sau bữa ăn → Hệ thống chờ 24h → Gửi tin nhắn mời khách đánh giá dịch vụ.

    • Trường hợp “Không đặt bàn”:

      • Hệ thống gửi tin nhắn thông báo không thành công đến khách hàng qua Zalo OA.

Thao tác chi tiết trên CNV CDP:

  • Sau khi chọn khởi tạo, chọn “Dấu mũi tên” -> Nhấn vào tên chiến dịch.

  • Phễu dữ liệu và hành động đã được CNV thiết lập sẵn với điều kiện chi tiết (Doanh nghiệp điều chỉnh thông tin theo hướng dẫn CNV) - Liên hệ CNV nếu cần hỗ trợ.

  • Thiết lập hành động “Gửi tin nhắn ZNS Template”: Gửi tin nhắn đã được đăng ký và duyệt bởi Zalo

  • Nhấn “kích hoạt” để chạy chiến dịch

Chiến dịch 2: Gửi tin nhắn trước 3 giờ kèm Google Map

  • Trigger: Định kỳ (Lặp lại mỗi 15 phút).

  • Phễu dữ liệu: Data Hub.

  • Điều kiện: Nhân viên đã xác nhận khách hàng có đặt bàn và hệ thống chưa gửi tin nhắc hẹn.

  • Hành động: Hệ thống sẽ kiểm tra các khách hàng có lịch đặt bàn và sẽ gửi tin nhắn nhắc lịch đến khách hàng trước 3 giờ + Nút CTA (Dẫn link Google Map địa chỉ cửa hàng)

Thao tác chi tiết trên CNV CDP:

  • Sau khi chọn khởi tạo, chọn “Dấu mũi tên” -> Nhấn vào tên chiến dịch.

  • Phễu dữ liệu và hành động đã được CNV thiết lập sẵn với điều kiện chi tiết (Doanh nghiệp điều chỉnh thông tin theo hướng dẫn CNV) - Liên hệ CNV nếu cần hỗ trợ.

  • Thiết lập hành động “Gửi tin nhắn ZNS Template”: Gửi tin nhắn đã được đăng ký và duyệt bởi Zalo

  • Nhấn “kích hoạt” để chạy chiến dịch

Chiến dịch 3: Xử lý khi khách đổi thời gian đặt bàn

  • Trigger: Có dữ liệu thay đổi.

  • Phễu dữ liệu: Data Hub.

  • Điều kiện: Nhân viên đã xác nhận khung giờ đặt bàn của khách hàng.

  • Hành động: Sau khi khách hàng thông báo thay đổi khung giờ, nhân viên sẽ tiếp nhận thông tin và thực hiện điền lịch hẹn mới ở cột “Đổi thời gian” trên Data Hub, hệ thống sẽ tự động ghi nhận và đồng bộ khung giờ mới của khách hàng.

Thao tác chi tiết trên CNV CDP:

  • Sau khi chọn khởi tạo, chọn “Dấu mũi tên” -> Nhấn vào tên chiến dịch.

  • Phễu dữ liệu và hành động đã được CNV thiết lập sẵn với điều kiện chi tiết (Doanh nghiệp điều chỉnh thông tin theo hướng dẫn CNV) - Liên hệ CNV nếu cần hỗ trợ.

  • Thiết lập hành động: “JavaScript Mapping” tương ứng theo hướng dẫn CNV

    Chiến dịch sau khi khởi tạo:

  • Doanh nghiệp điều chỉnh Danh sách tham số theo hình ảnh sau → Nhấn “Lưu”

    Nhấn “kích hoạt” để chạy chiến dịch

Chiến dịch 4: Gửi ưu đãi cho khách hàng đã đánh giá

  • Trigger: Có dữ liệu thay đổi.

  • Phễu dữ liệu: Data Hub.

  • Điều kiện: Khách hàng đã điền đánh giá.

  • Hành động: Sau khi khách hàng nhận được tin nhắn đánh giá dịch vụ và hoàn thành đánh giá dịch vụ, hệ thống sẽ kiểm tra và gửi ưu đãi vào Zalo Mini App cho khách hàng vào lần sử dụng tiếp theo.

Thao tác chi tiết trên CNV CDP:

  • Sau khi chọn khởi tạo, chọn “Dấu mũi tên” -> Nhấn vào tên chiến dịch.

  • Phễu dữ liệu và hành động đã được CNV thiết lập sẵn với điều kiện chi tiết (Doanh nghiệp điều chỉnh thông tin theo hướng dẫn CNV) - Liên hệ CNV nếu cần hỗ trợ.

  • Chọn ưu đãi tương ứng và chọn “Lưu”.

  • Đối với Data Hub “Gửi tin nhắn xác nhận đặt bàn trước 3 giờ” - Data Hub ghi nhận đặt bàn, nhân viên cần thao tác cập nhật thông tin ở 3 cột:

    • Xác nhận (Nhân viên)

    • Trạng thái đơn hàng

    • Đổi thời gian

  • Thao tác nhân viên: Cập nhật thông tin 3 cột

    • Xác nhận (Nhân viên)

    • Trạng thái đơn hàng

    • Đổi thời gian

Lưu ý:

  • Cột “Bạn sẽ đến vào thời gian nào” - Là cơ sở hệ thống lấy dữ liệu chạy ZNS nhắc hẹn đến khách hàng.

  • Sau khi cập nhật thông tin vào cột “Đổi thời gian”: Nhân viên cần điền đúng định dạng ngày giờ (hình ảnh minh họa) + thao tác reload datahub (tương ứng việc theo dõi dữ liệu cột “Bạn sẽ đến vào thời gian nào” đã thay đổi theo đúng dữ liệu cột “Đổi thời gian”) → Thì nhân viên mới thực hiện thao tác cập nhật Xác nhận ở cột “Xác nhận (Nhân viên)”

  • Đế tăng tính chuyên nghiệp, CNV đề xuất doanh nghiệp nên áp dụng kịch bản gọi điện sau khi có thông đặt bàn của khách hàng trước khi xác nhận trên Data Hub.

  • Nhân viên cần được training thao tác đúng và đủ – Đây là yếu tố rất quan trọng, là nền tảng cho hệ thống vận hành chính xác, tránh sai sót.

4. Kết luận

  • Kịch bản “Gửi Tin Nhắn Xác Nhận Đặt Bàn – Dành Cho Ngành FnB” là một giải pháp đơn giản và vô cùng thiết thực và quan trọng giúp doanh nghiệp:

    • Chủ động xác nhận thông tin đặt bàn một cách chính thống, nhanh chóng và minh bạch. Đảm bảo mỗi khách hàng nhận được thông tin chính xác, giảm rủi ro nhầm lẫn, trùng lặp và hạn chế tình trạng khách “BOM”.

    • Giảm tải công việc cho bộ phận lễ tân/đặt chỗ nhờ quy trình tự động hóa, không cần gọi điện thủ công cho từng khách hàng.

    • Nâng cao uy tín và hình ảnh thương hiệu FnB: khách hàng cảm nhận được sự chuyên nghiệp, chỉn chu và tận tâm của nhà hàng/quán.

  • Đặc biệt, đây không chỉ là bước xác nhận giao dịch, mà còn là “điểm chạm quan trọng” Thu UID (Khách hàng quan tâm Zalo OA) giúp tạo ấn tượng tốt, nuôi dưỡng niềm tin và và phục vụ cho remarketing trong tương lai.

👉 Nếu Doanh nghiệp chưa có bộ phận kỹ thuật riêng và cần hỗ trợ, liên hệ ngay CNV để được hỗ trợ chi tiết: https://zalo.me/3808442450833452274

Last updated