Gửi tin nhắn thông báo kết quả tuyển sinh và hướng dẫn nhập học - Dành cho Ngành Giáo Dục
Đây là kịch bản tự động gửi tin nhắn thông báo kết quả tuyển sinh đến sinh viênngay khi hội đồng tuyển sinh/ban đào tạo công bố kết quả và cập nhật dữ liệu vào hệ thống CNV CDP.
1. Giới thiệu về giải pháp
Đây là kịch bản tự động gửi tin nhắn thông báo kết quả tuyển sinh đến sinh viên ngay khi hội đồng tuyển sinh/ban đào tạo công bố kết quả và cập nhật dữ liệu vào hệ thống CNV CDP.
Mục tiêu:
Giúp sinh viên nhanh chóng nhận được kết quả chính thức.
Tạo sự minh bạch, tin cậy trong quy trình tuyển sinh.
Tăng trải nghiệm của sinh viên, giảm tình trạng phải tra cứu thủ công hoặc gọi điện hỏi.
Nâng cao sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp.
Vì sao cần triển khai:
Tránh tình trạng sinh viên lo lắng, chờ đợi.
Giúp giảm tải cho bộ phận tư vấn/tuyển sinh phải trả lời nhiều cuộc gọi cùng lúc.
Phù hợp với: Các trường đại học, cao đẳng, trung cấp, trung tâm đào tạo nghề, trung tâm ngoại ngữ,…
Ưu tiên: Sinh viên đã tham gia kỳ tuyển sinh/xét tuyển
Lưu ý: Nếu OA doanh nghiệp đã đủ điều kiện gửi tin Tag 3, Kịch bản này đóng vai trò duy trì tần suất gửi tin theo Tag 1 và Tag 2 trong vòng 2 tháng gần nhất – điều kiện cần để tính sản lượng Tag 3 mỗi tháng mà doanh nghiệp được phép gửi theo quy định Zalo:
Promotion Quota mỗi tháng = 1/6 * (Tổng số ZNS tag1, tag2 đã gửi 02 tháng trước đó liền kề)
2. Luồng hoạt động
Lưu ý:
Ở chiến dịch này CNV đưa ra luồng: Đơn vị đào tạo upload file excel trực tiếp lên hệ thống CNV bằng công cụ CNV CDP.
Đối với doanh nghiệp có hệ thống quản lý đơn hàng nội bộ khác (CRM, Phần mềm dành cho học tập,...): Doanh nghiệp có thể kết nối trực tiếp qua API để dữ liệu cập nhật theo thời gian thực - Doanh nghiệp liên hệ CNV để được hướng dẫn và hỗ trợ đồng bộ về Data Hub CNV
2.1 Xác định luồng hoạt động của chiến dịch
Đơn vị đào tạo:
Xác nhận thông tin của sinh viên đầy đủ theo yêu cầu Đơn vị đào tạo.
Cập nhật thông tin vào Data hub bằng cách upload file excel xuất dữ liệu từ hệ thống quản lý nội bộ của Đơn vị đào tạo hoặc tổng hợp thủ công bằng file excel.
Sinh viên:
Hoàn tất đăng ký nguyện vọng.
Không cần thao tác gì thêm sau khi hoàn thành đăng ký.
Hệ thống (Automation)
Khi Đơn vị đào tạo cập nhật dữ liệu vào Data Hub, CNV CDP theo dõi hàng ngày các dữ liệu trên Data Hub và gửi tin ZNS nhắc đến sinh viên nếu đậu nguyện vọng.
Lưu ý:
Nhân viên cần được training thao tác đúng và đủ – Đây là yếu tố rất quan trọng, là nền tảng cho hệ thống vận hành chính xác, tránh sai xót.
2.2 Xác định hành vi
Sau khi kỳ xét tuyển kết thúc, đơn vị đào tạo cập nhật thông tin vào Data hub bằng cách upload file excel xuất dữ liệu từ hệ thống quản lý nội bộ của Đơn vị đào tạo hoặc tổng hợp thủ công bằng file excel.
File Excel này bao gồm 2 file: Danh sách sinh viên và điểm chuẩn
Lưu ý: Đây là bước khởi tạo dữ liệu đầu vào để hệ thống bắt đầu chạy luồng đối chiếu.
2.3 Lọc khách theo hành vi cụ thể (Hoàn toàn tự động trên công cụ CNV CDP)
Hệ thống sẽ tự động đối chiếu điểm xét tuyển đại học của từng sinh viên với điểm chuẩn ngành tương ứng:
Nếu “Điểm xét tuyển đại học” ≥ “Điểm chuẩn” → Gắn nhãn “Trúng tuyển”.
Nếu “Điểm xét tuyển đại học” < “Điểm chuẩn” → Gắn nhãn
Danh sách hợp lệ: Hồ sơ sinh viên cần có đủ dữ liệu cơ bản
Họ và tên sinh viên
Mã hồ sơ
Ngành học: Tên ngành và Mã ngành
Điểm xét tuyển đại học
Nguyện vọng
Số điện thoại học viên: Cơ sở để gửi ZNS thông báo
Lưu ý: Điểm thi đã bao gồm điểm vùng và điểm ưu tiên.
Ví dụ: Sinh viên Trịnh Trần Ánh Trân
Điểm thi: 26 điểm
Điểm vùng (Khu vực 2-NT): Cộng 0.5 điểm
Nhóm ưu tiên 1 (UT1): Cộng 2.0 điểm
→ Tổng điểm xét tuyển đại học = Điểm thi: 28.5 điểm
Danh sách loại trừ:
Hồ sơ thiếu số điện thoại → không thể gửi tin ZNS.
Hồ sơ chưa có điểm xét tuyển đại học hoặc ngành học chưa có điểm chuẩn → Thiếu cơ sở để hệ thống phận loại.
Cơ chế kiểm soát:
Sau khi đối chiếu - Phân loại - Và gửi ZNS thông báo đến sinh viên, ngay lập tứchệ thống ghi chú “Đã gửi thông báo nhập học” vào Data Hub
Điều này đảm bảo mỗi thí sinh chỉ được xử lý và gửi thông báo 1 lần duy nhất, tránh trùng lặp.
2.4 Gửi tin nhắn xác nhận
Nội dung tin nhắn bao gồm:
Nội dung tin nhắn phải thể hiện rõ mục đích giao dịch - Thông báo kết quả tuyển sinh (trúng tuyển/không trúng tuyển): Rõ ràng, minh bạch.
Thông tin định danh thí sinh: Họ tên, mã hồ sơ/mã sinh viên, ngành học.
Thông tin liên hệ hỗ trợ:
Hotline, Kênh liên hệ Phòng công tác sinh viên, hoặc Website để sinh viên tra cứu thêm.
Nếu trúng tuyển nên kèm hướng dẫn nhập học cơ bản (đường link hoặc hotline), giúp sinh viên chủ động hoàn tất thủ tục.
Văn phong trang trọng, lịch sự, ngắn gọn, minh bạch, chuyên nghiệp: Thể hiện thông báo mang tính CHÍNH THỨC từ nhà trường.
Tuyệt đối không kèm quảng cáo, không chèn nội dung mời gọi đăng ký khóa học khác.
Phải có thông tin định danh rõ ràng: tên sinh viên + mã hồ sơ + ngành học.
3. Triển khai giải pháp
Bước 1: Chuẩn bị và xây dựng danh sách dữ liệu
Nguồn dữ liệu:
Sau khi có kết quả thi, bộ phận tuyển sinh sẽ xuất file Excel từ hệ thống nội bộ hoặc tổng hợp thủ công bằng file Excel
Đây là file dữ liệu gốc để hệ thống xử lý và gửi tin, vì vậy cần chuẩn hóa ngay từ đầu.
Trường thông tin bắt buộc trong file:
Họ và tên thí sinh (Cá nhân hóa tin nhắn ZNS).
Mã hồ sơ hoặc Mã số sinh viên (Định danh duy nhất cho mỗi sinh viên).
Ngành học: Sinh viên đăng ký xét tuyển.
Điểm xét tuyển đại học của sinh viên
Điểm chuẩn ngành học (Được cập nhật từ hội đồng tuyển sinh).
Số điện thoại sinh viên
Tải dữ liệu vào Data Hub để chạy chiến dịch
Bước 2: Thiết kế nội dung tin nhắn chăm sóc sinh viên sau khi hoàn thành khóa học
Doanh nghiệp cần đăng ký mẫu tin trước 5 ngày bắt đầu chạy chiến dịch (Không tính T7 & CN).
Yêu cầu khi thiết kế nội dung:
Nội dung tin nhắn phải ngắn gọn, rõ ràng, chỉ mang tính xác nhận/thông báo.
Không kèm quảng cáo, khuyến mãi, CTKM trong tin nhắn.
Luôn có hotline hoặc thông tin liên hệ để học viên dễ dàng liên hệ khi cần thiết.
Mẫu tin nhắn tham khảo (Nội dung tin nhắn sẽ tùy thuộc vào nhu cầu mỗi doanh nghiệp):
Bước 3: Cấu hình hệ thống và tự động hóa chiến dịch
Truy cập công cụ CNV CDP:
Chọn “Thư viện mẫu”:
Tìm kiếm “Gửi tin nhắn thông báo kết quả tuyển sinh và hướng dẫn nhập học – Ngành Giáo Dục” → Chọn chiến dịch
Chọn “Sử dụng mẫu” và “Khởi tạo mẫu”
Hệ thống tự động tạo bản sao của mẫu chiến dịch và đưa vào danh sách chiến dịch của doanh nghiệp. Sau khi chọn khởi tạo, doanh nghiệp chọn “Dấu mũi tên” -> Nhấn vào tên chiến dịch tương ứng:
Chiến dịch : Gửi tin nhắn thông báo kết quả tuyển sinh
Trigger: Thủ công.
Phễu dữ liệu: Data Hub.
Điều kiện lọc: Sinh viên chưa nhận được tin nhắn thông báo.
Hành động: Khi chiến dịch được khởi tạo, hệ thống sẽ kiểm tra thông tin của sinh viên (nguyện vọng, điểm thi, ngành đăng ký) và đối chiếu với điểm chuẩn để gửi tin nhắn hướng dẫn nhập học phù hợp.
Thao tác chi tiết trên CNV CDP:
3.1 Cập nhật dữ liệu Data Hub
Lưu ý: Đối với kịch bản này CNV dùng Trigger thủ công nên doanh nghiệp cần cập nhật danh sách sinh viên và danh sách điểm chuẩn Data Hub trước khi thiết lập chiến dịch.
Sau khi chọn khởi tạo, chọn “Dấu mũi tên” -> Nhấn vào tên Data Hub
Cập nhật danh sách sinh viên:
(3) Lựa chọn tệp dữ liệu từng cột ở “Tệp dữ liệu” File Excel tương ứng với cột ở Data Hub.
Chọn “Nhập dữ liệu”
Dữ liệu sau khi tải lên:
Cập nhật Điểm chuẩn - Điểm trúng tuyển:
3.2 Thiết lập chiến dịch
Sau khi chọn khởi tạo, chọn “Dấu mũi tên” -> Nhấn vào tên chiến dịch.
Phễu dữ liệu và hành động đã được CNV thiết lập sẵn với điều kiện chi tiết (Doanh nghiệp thiết lập theo hướng dẫn CNV) - Liên hệ CNV nếu cần hỗ trợ
Thiết lập hành động: “Gửi tin nhắn ZNS Template” tương ứng mẫu tin ZNS
Nhấn “Kích hoạt” để chạy chiến dịch
4. Kết luận
Kịch bản “Gửi tin nhắn thông báo kết quả tuyển sinh và hướng dẫn nhập học” là một giải pháp thiết thực và quan trọng giúp các trường học, trung tâm đào tạo:
Chủ động công bố kết quả tuyển sinh một cách chính thống, nhanh chóng và minh bạch.
Đảm bảo mỗi thí sinh nhận được thông tin chính xác, giảm lo lắng và tránh sai sót trong quá trình tra cứu thủ công.
Giảm tải công việc cho bộ phận tuyển sinh nhờ quy trình tự động hóa, không cần gọi điện hoặc gửi email thủ công cho hàng nghìn thí sinh.
Nâng cao uy tín và hình ảnh thương hiệu giáo dục: thí sinh và phụ huynh cảm nhận sự chuyên nghiệp, chỉn chu của nhà trường.
Đặc biệt, kịch bản này dễ dàng triển khai ở mọi quy mô, từ trường phổ thông, cao đẳng, đại học đến các trung tâm đào tạo nghề, ngoại ngữ.
Đây không chỉ là bước xác nhận kết quả, mà còn là điểm chạm quan trọng để tạo ấn tượng tốt, nuôi dưỡng niềm tin và sự gắn bó lâu dài với học sinh – sinh viên.
👉 Nếu Doanh nghiệp chưa có bộ phận kỹ thuật riêng và cần hỗ trợ, liên hệ ngay CNV để được hỗ trợ chi tiết: https://zalo.me/3808442450833452274
Last updated