Gửi tin nhắn thông báo hoàn thành khóa học
Đây là kịch bản tự động gửi tin nhắn thông báo hoàn thành khóa học đến học viên ngay khi hệ thống ghi nhận trạng thái hoàn thành (dựa trên Hệ thống quản lý học tập nội bộ/Google Sheet).
1. Giới thiệu về giải pháp
Đây là kịch bản tự động gửi tin nhắn thông báo hoàn thành khóa học đến học viên ngay khi hệ thống ghi nhận trạng thái hoàn thành (dựa trên Hệ thống quản lý học tập nội bộ/Google Sheet).
Mục tiêu:
Xác nhận chính thức
Tăng sự tự hào & gắn kết
Nâng cao trải nghiệm học tập.
Nâng trải nghiệm và sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp.
Vì sao cần triển khai:
Học viên cảm thấy được trân trọng khi nhận thông báo chính thức từ trung tâm, tránh thắc mắc “mình đã xong chưa?”.
Giúp duy trì kênh giao tiếp với học viên, mở đường cho các thông tin sau này.
Tăng độ tin cậy & uy tín thương hiệu đào tạo: chuyên nghiệp – minh bạch – có quy trình rõ ràng.
Tạo điểm chạm cảm xúc, giúp duy trì kênh giao tiếp với học viên,mở đường cho các cơ hội upsell khóa học nâng cao sau này.
Phù hợp với: Trung tâm ngoại ngữ, kỹ năng mềm, nghề nghiệp, khóa học online/offline, nền tảng e-learning.
Ưu tiên nhóm khách: Học viên đã hoàn tất chương trình, có thông tin cá nhân (tên, mã học viên, tên khóa học, ngày hoàn thành).
Lưu ý: Nếu OA doanh nghiệp đã đủ điều kiện gửi tin Tag 3, Kịch bản này đóng vai trò duy trì tần suất gửi tin theo Tag 1 và Tag 2 trong vòng 2 tháng gần nhất – điều kiện cần để tính sản lượng Tag 3 mỗi tháng mà doanh nghiệp được phép gửi theo quy định Zalo:
Promotion Quota mỗi tháng = 1/6 * (Tổng số ZNS tag1, tag2 đã gửi 02 tháng trước đó liền kề
2. Luồng hoạt động
Lưu ý:
Ở chiến dịch này CNV đưa ra luồng: Thông tin đồng bộ sang Data Hub CNV từ Google sheet.
Đối với doanh nghiệp có hệ thống quản lý đơn hàng nội bộ khác (CRM, Phần mềm dành cho học tập,..): Doanh nghiệp có thể kết nối trực tiếp qua API để dữ liệu cập nhật theo thời gian thực - Doanh nghiệp liên hệ CNV để được hướng dẫn và hỗ trợ đồng bộ về Data Hub CNV
2.1 Xác định luồng hoạt động của chiến dịch
Lưu ý:
Ở chiến dịch này CNV đưa ra luồng: Thông tin đồng bộ sang Data Hub CNV từ Google sheet.
Đối với doanh nghiệp có hệ thống quản lý đơn hàng nội bộ khác (CRM, Phần mềm dành cho học tập,..): Doanh nghiệp có thể kết nối trực tiếp qua API để dữ liệu cập nhật theo thời gian thực - Doanh nghiệp liên hệ CNV để được hướng dẫn và hỗ trợ đồng bộ về Data Hub CNV.
Trung tâm/Doanh nghiệp:
Xác nhận học viên đã hoàn tất khóa học (có thể theo: điểm danh, bài kiểm tra cuối, hoặc ngày kết thúc khóa).
Cập nhật trạng thái “Hoàn thành” trên Google Sheet.
Học viên:
Hoàn tất các yêu cầu (ví dụ: học đủ buổi, nộp bài, thi cuối khóa…).
Không cần thao tác gì thêm sau khi hoàn thành.
Hệ thống (Automation)
Khi trung tâm/doanh nghiệp cập nhật “Ngày hoàn thành”, dữ liệu tự động cập nhật sang Data Hub CNV.
Tin nhắn gửi ngay hoặc theo rule (ví dụ: 1 ngày sau khi hoàn thành).
Cập nhật dữ liệu lên CNV CDP:
CRM/Google Sheet này được kết nối với công cụ CNV CDP → Dữ liệu sẽ được hệ thống cập nhật liên tục vào bảng Data Hub trên CNV CDP.
CNV CDP theo dõi hàng ngày các dòng có khóa học đã có ngày “Ngày hoàn thành” và gửi tin ZNS nhắc đến học viên
Lưu ý:
Nhân viên cần được training thao tác đúng và đủ – Đây là yếu tố rất quan trọng, là nền tảng cho hệ thống vận hành chính xác, tránh sai xót.
Google Sheet dó doanh nghiệp xây dựng - Doanh nghiệp cần xây dựng Google Sheet trước khi đồng bộ sang CNV CDP.
Việc đồng bộ thông tin từ Google Sheet và Data Hub CNV theo hàm công thức phức tạp - Doanh nghiệp liên hệ CNV để được hỗ trợ chi tiết ở phần liên kết này.
Trong quá trình vân hành, trường hợp doanh nghiệp thay đổi thông tin trên Google Sheet vui lòng liên hệ CNV để được hỗ trợ chi tiết vì kịch bản này theo hàm công thức phức tạp liên kết giữa Google Sheet và Data Hub nên doanh nghiệp vui lòng không tự thay đổi dữ liệu Google Sheet tránh luồng vận hành bị sai.
Trong trường hợp Doanh nghiệp muốn cập nhật lại thông tin: Doanh nghiệp chỉ cần cập nhật lại thông tin của học viên liên quan → Nhấn “Gửi Webhook?” sang “Cập nhật lại” → Dữ liệu sẽ tự cập nhật sang data Hub CNV.
Hệ thống sẽ kiểm tra tất cả dữ liệu doanh nghiệp điền trên sheet → Tránh sai xót, dẫn đến việc ZNS không cá nhân hóa.
Nhân sự kiểm tra lại thông tin khách hàng và cập nhật lại trạng thái tại “Gửi webhook” sang “Cập nhật lại” → Hệ thông tiếp tục kiểm tra → Dữ liệu đúng → Trạng thái gửi webhook chuyển sang “Đã gửi” → Ghi nhận tại Data Hub CNV CDP.
2.2 Xác định hành vi/mốc thười gian cần chăm sóc bằng công cụ CNV CDP
Hành vi chính: Học viên đã hoàn tất 100% tiến độ học tập (theo dữ liệu từ Hệ thống quản lý học tập nội bộ/Google Sheet)
Điểm mốc thời gian:
Khi hệ thống ghi nhận “Ngày hoàn thành” khóa học của học viên.
Tin nhắn ZNS gửi ngay hoặc theo rule đến học viên (Mốc thời gian gửi tùy thuộc vào nhu cầu thực trung tâm/doanh nghiệp)
Ví dụ: Học viên hoàn thành vào 20/08 → Tin nhắn sẽ được gửi ngay lập tức vào 20/08.
Trường dữ liệu cần thiết:
Tên học viên
Mã học viên
Tên khóa học
Ngày hoàn thành khóa học
Số điện thoại học viên (Cơ sở để gửi ZNS)
2.3 Lọc khách theo hành vi cụ thể (Hoàn toàn tự động trên công cụ CNV CDP)
Danh sách hợp lệ:
Học viên có “Ngày hoàn thành”
Có đầy đủ thông tin định danh và liên hệ: tên học viên, số điện thoại, mã học viên, tên khóa học, ngày hoàn thành.
Danh sách loại trừ:
Học viên ngày hoàn tất khóa học.
Học viên đã từng nhận tin nhắn “Thông báo hoàn thành” cho cùng khóa học.
Hồ sơ học viên thiếu số điện thoại hoặc dữ liệu bị trùng lặp.
Cơ chế kiểm soát:
Sau khi gửi tin, hệ thống Data Hub tự động gắn trạng thái “Đã gửi tin hoàn thành” Ở “Trạng thái gửi tin”
Đảm bảo mỗi học viên chỉ nhận 1 lần thông báo cho 1 khóa học: Tránh trùng lặp, gây phiền nhiễu.
Trường hợp học viên tham gia nhiều khóa học khác nhau: Vẫn nhận thông báo riêng cho từng khóa.
2.4 Gửi tin nhắn xác nhận
Nội dung tin nhắn bao gồm:
Lời chúc mừng học viên (tạo cảm xúc tích cực).
Thông tin chi tiết về khóa học: tên khóa, ngày hoàn thành, mã học viên.
Thông tin liên hệ hỗ trợ (hotline, email, địa chỉ trung tâm).
Văn phong lịch sự, trang trọng, mang tính xác nhận – không mang yếu tố quảng cáo.
Nguyên tắc duyệt ZNS:
Tin nhắn phải rõ mục đích giao dịch: thông báo kết quả học tập.
Không lồng ghép khuyến mãi, ưu đãi hoặc lời mời mua khóa học khác.
Nội dung ngắn gọn, đủ thông tin định danh
3. Triển khai giải pháp
Bước 1: Thiết kế nội dung tin nhắn chăm sóc học viên sau khi hoàn thành khóa học
Doanh nghiệp cần đăng ký mẫu tin trước 5 ngày bắt đầu chạy chiến dịch (Không tính T7 & CN).
Yêu cầu khi thiết kế nội dung:
Nội dung tin nhắn phải ngắn gọn, rõ ràng, chỉ mang tính xác nhận/thông báo.
Không kèm quảng cáo, khuyến mãi, CTKM trong tin nhắn
Bắt buộc có tên khọc viên, mã học viên và nên có các tham số (Khóa học, Ngày haonf thành)
Luôn có hotline hoặc thông tin liên hệ để học viên dễ dàng liên hệ khi cần thiết.
Mẫu tin nhắn tham khảo (Nội dung tin nhắn sẽ tùy thuộc vào nhu cầu mỗi doanh nghiệp):
Bước 3: Cấu hình hệ thống và tự động hóa chiến dịch
Truy cập công cụ CNV CDP:
Chọn “Thư viện mẫu”:
Tìm kiếm “Gửi tin nhắn thông báo xác nhận thanh toán online thành công” → Chọn chiến dịch
Chọn “Sử dụng mẫu” và “Khởi tạo mẫu”
Hệ thống tự động tạo bản sao của mẫu chiến dịch và đưa vào danh sách chiến dịch của doanh nghiệp. Sau khi chọn khởi tạo, doanh nghiệp chọn “Dấu mũi tên” -> Nhấn vào tên chiến dịch tương ứng:
Chiến dịch 1: Đồng bộ dữ liệu từ Google sheet
Trigger: Webhook Trigger.
Phễu dữ liệu: Webhook Trigger
Điều kiện lọc: Không.
Hành động: Khi có dữ liệu được nhập vào file Google sheet thì hệ thống sẽ tự động đồng bộ đến Data Hub để gửi tin nhắn thông báo khi hoàn tất khóa học.
Thao tác chi tiết trên CNV CDP:
Sau khi chọn khởi tạo, chọn “Dấu mũi tên” -> Nhấn vào tên chiến dịch.
Phễu dữ liệu và hành động đã được CNV thiết lập sẵn với điều kiện chi tiết (Doanh nghiệp không điều chỉnh) - Liên hệ CNV nếu cần hỗ trợ.
Chiến dịch 2: Gửi tin nhắn thông báo hoàn tất khóa học
Trigger: Định kỳ (Mỗi ngày).
Phễu dữ liệu: Data Hub
Điều kiện lọc: Trạng thái gửi tin KHÔNG CHỨA “Đã gửi” (Học viên chưa nhận được tin nhắn).
Hành động: Hệ thống sẽ kiểm tra dữ liệu nếu có học viên hoàn thành khóa học và chưa nhận được tin nhắn thì sẽ gửi tin nhắn sau ngày hoàn thành khóa học.
Thao tác chi tiết trên CNV CDP:
Sau khi chọn khởi tạo, chọn “Dấu mũi tên” -> Nhấn vào tên chiến dịch.
Phễu dữ liệu và hành động đã được CNV thiết lập sẵn với điều kiện chi tiết (Doanh nghiệp điều chỉnh theo hướng dẫn CNV)
Thiết lập hành động “Gửi tin nhắn ZNS Template”: Gửi tin nhắn đã được đăng ký và duyệt bởi Zalo
4. Kết luận
Kịch bản “Gửi tin nhắn thông báo hoàn thành khóa học” là một giải pháp tự động – chuyên nghiệp – giàu cảm xúc giúp trung tâm đào tạo tạo thêm một điểm chạm quan trọng với học viên:
Xác nhận chính thức thành tích học tập → Học viên cảm thấy được công nhận, tự hào và trân trọng.
Tăng trải nghiệm dịch vụ → Thay vì học viên tự kiểm tra, trung tâm chủ động gửi tin tức, thể hiện sự quan tâm.
Tối ưu vận hành → Hoàn toàn tự động qua CNV CDP, không cần nhân sự thủ công, tiết kiệm thời gian và chi phí.
Nâng cao uy tín thương hiệu → Một tin nhắn nhỏ nhưng mang tính chuyên nghiệp cao, giúp học viên nhớ và đánh giá tốt về trung tâm.
Đặc biệt, kịch bản này không yêu cầu thu UID, chỉ cần có số điện thoại học viên là có thể triển khai được ngay, phù hợp với mọi loại hình đào tạo.
Đây là giải pháp hữu ích để gia tăng sự gắn kết sau khóa học, đồng thời mở đường cho những chiến dịch upsell hoặc giới thiệu khóa học tiếp theo trong tương lai
👉 Nếu Doanh nghiệp chưa có bộ phận kỹ thuật riêng và cần hỗ trợ, liên hệ ngay CNV để được hỗ trợ chi tiết: https://zalo.me/3808442450833452274
Last updated