Tự động hóa xuất hóa đơn – Chăm sóc chuyên biệt

Kịch bản giúp doanh nghiệp tự động tiếp nhận yêu cầu xuất hóa đơn, từ đó nâng cao trải nghiệm khách hàng và tăng độ chuyên nghiệp khi phục vụ nhóm khách giá trị cao.

1. Giới thiệu về giải pháp

• Đây là kịch bản sử dụng hành vi "Yêu cầu xuất hóa đơn VAT" để xác định, cải thiện trải nghiệm mua hàng – Khẳng định sự chuyên nghiệp và quyền lợi dành riêng cho khách nhóm khách hàng Doanh nghiệp/Khách có nhu cầu rõ ràng.

• Vì sao cần triển khai: Hành vi xuất hóa đơn thường đến từ nhóm khách giá trị cao, cần được nhận diện để có ưu đãi riêng và được chăm sóc kỹ hơn.

2. Luồng hoạt động

2.1 Khách hàng chủ động liên hệ để xuất hóa đơn

• Khách hàng sau khi hoàn tất đơn hàng và có nhu cầu xuất hóa đơn sẽ liên hệ với doanh nghiệp qua Zalo OA.

• Doanh nghiệp sẽ gửi Dynamic Action để khách điền thông tin xuất hóa đơn (Gồm Tên công ty, MST, Địa chỉ, Email,...).

• Thông tin sau đó được lưu trữ vào Data Hub để phục vụ chăm sóc sau này.

2.2 Khách hàng điền thông tin xuất hóa đơn và hệ thống lưu trữ dữ liệu

• Sau khi khách điền đầy đủ thông tin, hệ thống lưu thông tin vào CDP và tự động gắn thẻ “Xuất hóa đơn” cho khách hàng.

• Tệp khách này sẽ được sử dụng để phục vụ các chiến dịch chăm sóc chuyên biệt (Tri ân, Ưu đãi riêng, Upsell,...).

2.3 Gửi tin nhắn xác nhận và khơi gợi quyền lợi

Hệ thống gửi tin UID tự động đến từng khách hàng đã hoàn tất điền thông tin xuất hóa đơn

Nội dung tin nhắn bao gồm:

• Lời cảm ơn vì khách đã tin tưởng và sử dụng dịch vụ Xác nhận thông tin xuất hóa đơn đã được tiếp nhận và sẽ xử lý trong thời gian sớm nhất.

• Gợi mở quyền lợi khi khách hàng đã là thành viên của Zalo Mini App như: Nhận thông báo ưu đãi cá nhân hóa, Hỗ trợ ưu tiên, Chương trình chăm sóc chuyên biệt,...

• Đính kèm CTA “Truy cập Zalo Mini App” để khám phá thêm quyền lợi dành riêng cho khách hàng.

3. Triển khai giải pháp

3.1 Chuẩn bị công cụ Dynamic Action để ghi nhận thông tin

Doanh nghiệp chuẩn bị sẵn biểu mẫu thu thập thông tin xuất hóa đơn thông qua công cụ Dynamic Action bao gồm các trường:

• Tên người mua hàng

• Tên công ty

• Mã số thuế

• Địa chỉ công ty

• Mã đơn hàng cần xuất hóa đơn

• Email nhận hóa đơn

Nhân viên CSKH gửi mã QR Dynamic Action qua Zalo OA cho khách khi khách có nhu cầu. Doanh nghiệp có thể tham khảo biểu mẫu dưới đây:

3.2 Thiết kế nội dung tin nhắn

• CNV sẽ sử dụng mẫu tin ZNS để gửi tin nhắn tăng tính chuyên nghiệp và đảm bảo khách hàng nhận thông tin liên tục.

• Mẫu tin nhắn tham khảo:

Tiêu đề: Tụi mình đã nhận thông tin xuất hóa đơn rồi nè! 🧾

Cảm ơn bạn đã cung cấp thông tin xuất hóa đơn 💙

Tụi mình sẽ xử lý và gửi hóa đơn qua email trong vòng 24h.

Bạn đừng quên quyền lợi riêng như ưu đãi định kỳ, tích điểm đổi quà và hỗ trợ ưu tiên đang chờ bạn khám phá đó!

3.3 Cấu hình hệ thống và tự động hóa chiến dịch

Chiến dịch: Có dữ liệu thêm mới

• Phễu dữ liệu: Data Hub

• Điều kiện lọc: Không

• Hành động: Khi khách hàng điền thông tin tại Dynamic Action thì hệ thống sẽ tự động gửi tin nhắn cho khách hàng, đồng thời ghi nhận tại CRM của doanh nghiệp

Thao tác chi tiết CNV CDP:

• Truy cập CNV CDP

• Truy cập “Thư viện mẫu”

• Tìm kiếm “Tự động hóa xuất hóa đơn – Gắn kết khách hàng” --> Chọn chiến dịch

• Chọn “Sử dụng mẫu” và “Khởi tạo mẫu” đối với chiến dịch doanh nghiệp muốn triển khai.

• Hệ thống tự động tạo bản sao của mẫu chiến dịch và đưa vào danh sách chiến dịch của doanh nghiệp. Sau khi nhấn khởi tạo, chọn “Dấu mũi tên” -> Nhấn vào tên từng chiến dịch tương ứng.

Thiết lập chiến dịch 1:

Chi tiết chiến dịch: Phễu dữ liệu và hành động đã được CNV thiết lập sẵn với điều kiện chi tiết (Doanh nghiệp không điều chỉnh)

• Thiết lập hành động: “Gửi tin nhắn ZNS Template”

• Nhấn “Tiếp tục” → Chèn giá trị biến phù hợp:

• Thiết lập hành động: “Gắn thẻ”

• Nhấn “ Kích hoạt” để chạy chiến dịch.

• Thiết lập Dynamic Action: Khách hàng điền xong và nhấn Gửi, hệ thống sẽ tự động xử lý các bước tiếp theo:

• Thông tin sau đó được lưu trữ vào Data Hub để phục vụ chăm sóc sau này.

4. Kết luận

Kịch bản “Tự động hóa xuất hóa đơn – Chăm sóc chuyên biệt” không chỉ giúp doanh nghiệp xử lý nhanh gọn nhu cầu xuất hóa đơn một cách chuyên nghiệp, mà còn giúp khách hàng chủ động hơn trong hành vi của mình.

• Thay vì chỉ xử lý thủ công từng yêu cầu, doanh nghiệp có thể:

• Tự động tiếp nhận Thông tin – Xác nhận – Gắn tag khách hàng.

• Gửi tin nhắn khơi gợi các quyền lợi đặc biệt của hội viên Zalo Mini App.

• Gợi mở hành trình gắn bó lâu dài, từ chăm sóc cơ bản đến cá nhân hóa trải nghiệm.

Kịch bản phù hợp với:

• Doanh nghiệp bán hàng giá trị cao.

• Các ngành cung ứng cho Văn phòng, Tổ chức, Công ty.

• Thương hiệu muốn nâng chuẩn dịch vụ, tăng độ chuyên nghiệp và giữ chân khách hàng lâu dài.

👉 Nếu Doanh nghiệp chưa có bộ phận kỹ thuật riêng và cần hỗ trợ, liên hệ ngay CNV để được hỗ trợ chi tiết: https://zalo.me/3808442450833452274